O método das grandes pedras: como organizar-se quando gere um pequeno negócio e ainda assim reservar tempo para si

Índice

• O escultor de pedra e o proprietário do negócio
• A história do frasco e das grandes pedras
• Onde o modelo clássico falha
• O princípio do escultor de pedra
• Deixa espaço no frasco
• A pedra negra: tu
• A matriz de compromissos revista
• A tua semana de treinos
• Afastando-me: o que a psicologia me ensinou
• Incluído no plano gratuito
• Perguntas frequentes

O escultor de pedra e o proprietário do negócio

Em Veiller sur elle ("A Vigiar", vencedor do Prix Goncourt de 2023), Jean-Baptiste Andrea conta a história de Mimo, um escultor talentoso num corpo demasiado pequeno, mas capaz de extrair uma obra de arte de um bloco de mármore cru.

Perante um bloco bruto, o amador quer esculpir tudo de uma só vez. O entalhador estuda a pedra, encontra as suas falhas e remove o material traço a traço até que a forma se manifeste. Para um pequeno empresário, é exatamente igual.

Este romance fez-me reler um conto que tinha encontrado em Écoute tes émotions pour te libérer ("Ouve as tuas emoções para te libertares") da Dra. Marine Colombel: a metáfora das grandes pedras, tornada famosa por Stephen Covey em First Things First.

A história do frasco e das grandes pedras

Um professor enche um frasco com pedras grandes e pergunta se está cheio. Os alunos dizem que sim. Ele adiciona cascalho, que escorrega entre as pedras, depois areia, depois água. A sua lição: se começarmos pela areia, não há espaço para as pedras grandes.

• As grandes pedras: o que realmente importa, como a família, a saúde e os projetos de longo prazo.
• O cascalho: obrigações secundárias.
• A areia: pequenas tarefas, emails e distrações.

Onde o modelo clássico falha

A história do frasco assenta numa suposição falsa: que o frasco tem um tamanho fixo e que as pedras nunca mudam de volume. Numa pequena empresa, isso nunca é verdade.

• As rochas incham. O projeto estratégico planeado para 2 horas demora 6 horas. Esta é a falácia do planeamento descrita por Daniel Kahneman: quase sempre subestimamos o tempo que as tarefas complexas exigem (Kahneman, 2011).
• A areia é corrosiva. Não escorrega educadamente entre as pedras: ocupa espaço e empurra as pedras para fora do frasco. Perante duas tarefas, as pessoas tendem a escolher a que parece urgente, mesmo quando a outra compensa mais (Zhu, Yang e Hsee, 2018).
• O frasco encolhe. Um empresário cansado não tem o mesmo foco na tarde de quinta-feira como na manhã de segunda.

O princípio do escultor de pedra

Não coloque um bloco de mármore cru no seu calendário. Se a sua grande pedra se chama "Reestruturar a equipa de vendas" ou "Reconstruir o site", é um bloco de três toneladas que não cabe em lado nenhum: vai entalhar o topo do frasco e tudo o resto vai tornar-se uma emergência.

Be Mimo: um traço preciso de cinzel para libertar uma única peça utilizável. David Allen chama a isto a "próxima ação física": o menor passo de betão que faz avançar o projeto (Allen, 2001).

• Não "Estratégia de contratação", mas sim "Escrever a descrição do cargo para a função X (45 min)".
• Não "Reestruturar a equipa de vendas", mas sim "Escrever o script de chamada da equipa (1 hora)".

Uma pedra bem esculpida cabe sempre sem transbordar. E uma tarefa precisamente agendada deixa de ocupar os nossos pensamentos, mesmo antes de estar concluída (Masicampo e Baumeister, 2011). Para ir mais longe, veja porque é que dividir tarefas aumenta a produtividade.

Deixa espaço no frasco

Se encher o frasco até à borda com quatro ou cinco pedras grandes na segunda-feira, o menor grão de areia (uma chamada de cliente, um problema de fornecedor) fará com que transborde.

Coloca apenas duas pedras grandes por semana, não mais. O resto do espaço é deliberadamente deixado vazio. Esse espaço não é tempo desperdiçado: é onde o cascalho e a areia se assentam sem esmagar as tuas prioridades ou consumir o teu tempo pessoal.

A pedra negra: tu

Na metáfora clássica, o tempo para si próprio é apenas uma pedra entre outras. No entanto, se o dono do negócio avaria, é o frasco que se parte.

A primeira pedra a colocar no frasco vazio é o seu tempo de recuperação: a "pedra negra". Este espaço não é negociável e não avança. Os projetos da empresa estão organizados em torno dele. Desligar-se verdadeiramente do trabalho, relaxar e fazer outra coisa ajuda a recarregar recursos (Sonnentag e Fritz, 2007).

A matriz de compromissos revista

Para separar o que resta entre urgente e importante, a matriz de Eisenhower assume o controlo.

A tua semana de treinos

1. Coloca a pedra preta. Na segunda-feira de manhã, bloqueia primeiro o teu tempo de recuperação.
2. Escolhe duas pedras grandes. Esculpe-as em ações de menos de 90 minutos e dá a cada uma ranhura.
3. Agrupe o cascalho. Defina um horário fixo para as obrigações rotineiras e delegue o que puder ser delegado.
4. Deixa o resto vazio. Essa é a tua margem para a areia.
5. Revisão na sexta-feira. As pedras incharam? A areia transbordou? Ajuste o tamanho das suas pedras na semana seguinte.

Afastando-me: o que a psicologia me ensinou

Sempre me interessei pela psicologia como forma de compreender melhor o mundo e as outras pessoas. Assim que trabalhas em equipa, precisas de dar um passo atrás para ver o quadro completo.

Um entalhador de pedra não passa o dia a varrer o chão da oficina. Varre para manter o espaço limpo, mas o seu dia só tem significado se um traço de cinzel fez avançar o seu trabalho. A areia dos nossos dias é esse pó: tem de ser tratado, sem deixar que substitua o trabalho.

E como todo o escultor, cuida das mãos e das ferramentas: sem elas, não há trabalho. Esse é o objetivo da rocha negra.

Incluído no plano gratuito

No FluidOps, a matriz de Eisenhower e as outras ferramentas de otimização estão disponíveis sem qualquer complemento pago. Pode então acompanhar as suas grandes pedras num quadro Kanban, agenda-las num gráfico Gantt e sincronizá-las com o Google Calendar ou Outlook.

O plano gratuito custa €0 por mês, o plano individual 12 € por mês ou €120 por ano, e o plano Enterprise começa em €12 por lugar por mês, faturado anualmente. Os detalhes completos encontram-se na página de preços.

Perguntas frequentes

Qual é o método das grandes pedras?

É um método de priorização popularizado por Stephen Covey: coloca primeiro as tarefas verdadeiramente importantes no seu calendário e depois preenche o tempo restante com tudo o resto.

Quantas pedras grandes deves planear por semana?

Duas, não mais, cada uma dividida em ações de menos de 90 minutos. O resto da semana fica deliberadamente livre para absorver o inesperado.

O que é a "pedra negra"?

É o teu tempo de recuperação. Primeiro registas no teu calendário, e os projetos da empresa estão organizados em torno disso.

Porque é que os projetos demoram mais do que o planeado?

É a falácia do planeamento descrita por Daniel Kahneman: quase sempre subestimamos o tempo que as tarefas complexas exigem.

A matriz de Eisenhower está disponível no FluidOps?

Sim, é uma das ferramentas de otimização incluídas no plano gratuito.

Fontes

• Allen, D. (2001). Fazer as Coisas: A Arte da Produtividade Sem Stress. Penguin Books.
• Andrea, J.-B. (2023). Veiller sur elle. L'Iconoclaste.
• Colombel, M. Ouve tes émotions pour te liberer.
• Covey, S. R., Merrill, A. R., & Merrill, R. R. (1994). Primeiro o mais importante. Simon & Schuster.
• Kahneman, D. (2011). Pensar, Rápido e Devagar. Farrar, Straus e Giroux.
• Masicampo, E. J., & Baumeister, R. F. (2011). Considere feito! A elaboração de planos pode eliminar os efeitos cognitivos de objetivos não alcançados. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667-683. doi:10.1037/a0024192
• Sonnentag, S., & Fritz, C. (2007). O Questionário da Experiência de Recuperação: Desenvolvimento e validação de uma medida para avaliar a recuperação e o descontrair do trabalho. Journal of Occupational Health Psychology, 12(3), 204-221. doi:10.1037/1076-8998.12.3.204
• Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). O mero efeito de urgência. Journal of Consumer Research, 45(3), 673-690. doi:10.1093/jcr/ucy008