A matriz em um minuto
A matriz de Eisenhower cruza dois eixos: importância (quanto a tarefa contribui para os seus objetivos) e urgência (quão próximo é o prazo). Dá quatro quadrantes: fazer agora (importante e urgente), agendar (importante, não urgente), delegar (urgente, menos importante) e eliminar (nenhum dos dois). O seu nome vem de uma frase atribuída ao Presidente Eisenhower sobre problemas urgentes e problemas importantes, mais tarde popularizada por Stephen Covey.
Todos compreendem a ferramenta. A parte difícil é manter-se fiel a ela: passamos demasiado tempo no quadrante urgente e demasiado pouco no importante mas não urgente (planeamento, estratégia, prevenção de riscos, formação).
O mero efeito de urgência
Zhu, Yang e Hsee (2018) identificaram o mero efeito de urgência: perante duas tarefas, os participantes escolhem mais facilmente a que tem o prazo mais próximo, mesmo quando objetivamente paga menos. A urgência funciona como um atalho mental e coloca tarefas menores à frente das de maior impacto.
Consequências para um projeto
Ao lidar constantemente com assuntos urgentes, a equipa negligencia a antecipação, a prevenção de riscos e a melhoria de processos, o que cria novas urgências numa cadeia. O círculo é vicioso.
Protocolos de proteção
- Bloqueio de tempo: bloqueie horários não inegociáveis todas as semanas para tarefas no quadrante "importante, não urgente".
- Filtrar interrupções: desligue as notificações durante o trabalho focado. Cal Newport (2016) defende esta ideia sob o nome Deep Work. O seu livro é ciência popular, não um artigo científico: leia-o como tal.
- Uma definição explícita de importância: uma tarefa é importante se avança um objetivo de projeto nomeado, não porque faz barulho.
Fontes
- Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). O mero efeito de urgência. Journal of Consumer Research, 45(3), 673-690. doi:10.1093/jcr/ucy008
- Newport, C. (2016). Deep Work: Regras para o Sucesso Focado num Mundo Distraído. Grand Central Publishing. hachettebookgroup.com