Warum unsere Pläne scheitern
Es gibt einen psychologischen Grund vor den technischen. 1979 beschrieben Kahneman und Tversky bereits unsere Tendenz, aus dem Eindruck des Moment vorherzusagen, statt aus dem, was in vergleichbaren Fällen geschah. 1994 untersuchten Buehler, Griffin und Ross das, was sie den "Planungsfehlschluss" nannten: Menschen unterschätzen, wie lange ihre Aufgaben dauern werden, selbst wenn sie wissen, dass ähnliche Aufgaben ihre Prognosen bereits überlaufen haben (Buehler et al., 1994).
Die praktische Konsequenz: Ein Plan ist kein Versprechen, sondern eine Hypothese, die man in regelmäßigen Abständen mit der Realität abgleicht. Je detaillierter er weit in der Zukunft liegt, desto wahrscheinlicher ist es, dass er falsch liegt.
Die sechs Schritte
1. Rahmen: ein Ziel und Nebenobjektive
Ein präzises, messbares Ziel, zusammen mit dem, was explizit ausgeschlossen wird. Forschungen zur Zielsetzung zeigen, dass spezifische, herausfordernde Ziele zu besserer Leistung führen als das vage "Gib dein Bestes" (Locke und Latham, 2002). Scope ist auch die erste Quelle der Drift.
2. Aufteilung: von der Lieferfähigkeit zu Aufgaben
Beginnen Sie mit dem erwarteten Ergebnis und arbeiten Sie sich zu den Aktionen hinunter. Eine Lieferung führt zu einem Meilenstein, ein Meilenstein zu Aufgaben von weniger als einer Woche. Warum das Aufschlüsseln hilft: Siehe unseren Artikel zur Aufgabenzerlegung.
3. Sequenz: Abhängigkeiten und kritischer Pfad
Manche Aufgaben beginnen erst nach anderen. Finde die Kette, die das Enddatum bestimmt: Das sollte das Gantt-Diagramm sichtbar machen.
4. Größe: Einsatz und Kapazität
Vergleichen Sie das Arbeitsvolumen mit der tatsächlichen Kapazität des Teams, also an verfügbaren Tagen statt an Arbeitstagen. Was die vorherigen Zyklen ergeben haben, sind Ihre besten Daten, viel zuverlässiger als Ihre Intuition (das ist die Lehre des Planungs-Fehlschlusses).
5. Verpflichte dich zu wenigen Meilensteinen
Drei bis fünf sichtbare Meilensteine, jeder mit einem schriftlichen Erfolgskriterium. Weniger, und es fehlen Orientierungspunkte; mehr, und die Aufmerksamkeit wird verwässert.
6. Planen Sie die Überprüfung
Entscheide zu Beginn, wann der Plan erneut gelesen wird, zum Beispiel am Ende jeder Iteration. Ein Plan, den du erneut liest, ändert sich sanft; ein eingefrorener Plan ändert sich schließlich auf einmal.
Ein kurzes Beispiel (fiktiv)
Ein Team muss bis zum 15. Dezember eine Website veröffentlichen. Ziel: eine Live-Seite mit drei Seiten und einem Kontaktformular; Nicht-Ziele: Blog und mehrsprachig. Meilensteine: genehmigte Mockups, erstellte Seiten, Akzeptanztests. Zur Schätzung stellt das Team fest, dass das vorherige, vergleichbare Redesign sechs Wochen statt der geplanten drei Wochen dauerte, und baut seinen Plan auf sechs Wochen auf. Der Gewinn liegt nicht in der Präzision; es ist, einen Plan zu haben, den man nicht bei der ersten Verzögerung ablehnen muss.
Quellen
- Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). Intuitive Vorhersage: Verzerrungen und Korrekturverfahren. TIMS-Studien in der Managementwissenschaft, 12, 313-327.
- Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Untersuchung des "Planungsfehlschlusses": Warum Menschen ihre Aufgabenabschlusszeiten unterschätzen. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381. doi:10.1037/0022-3514.67.3.366
- Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Eine praktisch nützliche Theorie zur Zielsetzung und Aufgabenmotivation aufbauen: Eine 35-jährige Odyssee. American Psychologist, 57(9), 705-717. doi:10.1037/0003-066X.57.9.705