Índice
- O que é um Lightning Decision Jam?
- Porque é que funciona melhor do que um brainstorm clássico
- Os 8 passos, com o tempo sugerido
- Impacto, esforço e vitórias rápidas
- Armadilhas a evitar
- Executar um LDJ remotamente com FluidOps
- Perguntas frequentes
O que é um Lightning Decision Jam?
O Lightning Decision Jam (LDJ) é um workshop curto, com cerca de uma hora de duração, que leva uma equipa desde uma queixa vaga ("isto não está a funcionar") até uma lista curta de ações decididas, cada uma com um proprietário e um prazo. Foi popularizado pelo estúdio AJ&Smart, na tradição dos métodos de design sprint (Knapp, Zeratsky & Kowitz, 2016).
O seu princípio encaixa-se numa frase: separar o que é pensado sozinho do que é decidido em conjunto. Todos escrevem em silêncio, o grupo vota, o facilitador mantém o enquadramento. Sem debate aberto, sem apresentação de diapositivos, sem reunião extra que termine com "vamos discutir isto outra vez".
Porque é que funciona melhor do que um brainstorm clássico
Numa reunião, a ideia de quem fala mais alto ou primeiro acaba por enquadrar tudo o resto. A investigação sobre brainstorming em grupo também mostra que as pessoas produzem menos ideias juntas do que separadas: esperam a sua vez, censuram-se, esquecem-se do que queriam dizer (Diehl & Stroebe, 1987).
O LDJ contorna estes preconceitos com três salvaguardas:
- Escrita silenciosa: todos produzem em paralelo, sem verem as cartas dos outros, para que ninguém seja influenciado.
- Votação individual: um número limitado de votos por pessoa revela o que importa para o grupo, não para a pessoa mais faladora.
- Timeboxing: cada passo tem uma duração. A restrição força escolhas.
Os 8 passos, com o tempo sugerido
Aqui está o fluxo tal como o FluidOps o oferece. As durações são orientações: o facilitador ajusta-as ao tamanho do grupo.
| Passo | Tempo sugerido | O que produzes |
|---|---|---|
| 1. O que funciona | 5 min | Uma lista de aspetos positivos, para aquecer a equipa sem debate |
| 2. Problemas e irritantes | 7 min | Os problemas de todos, escritos em silêncio |
| 3. Votar sobre problemas | 5 min | O(s) problema(s) mais votado(s) |
| 4. "Como poderíamos..." | 5 min | O problema escolhido foi reformulado como uma questão em aberto |
| 5. Soluções | 10 min | Soluções propostas em silêncio para essa questão |
| 6. Votar nas soluções | 5 min | As opções que parecem mais promissoras |
| 7. Impacto / esforço | 15 min | Cada solução é colocada pelo impacto e pelo esforço |
| 8. Plano de ação | 10 min | As Vitórias Rápidas, com um único dono e um prazo |
No total, ficas cerca de uma hora. O detalhe que muda tudo: no passo 4, o problema é reformulado como "Como poderíamos...". "Os clientes queixam-se de atrasos" torna-se "Como podemos entregar mais rápido sem sacrificar a qualidade?". A questão abre soluções em vez de procurar alguém para culpar.
Impacto, esforço e vitórias rápidas
No passo 7, cada solução é avaliada em dois eixos: o que traz (impacto) e o que custa (esforço). Soluções de alto impacto e baixo esforço são as Vitórias Rápidas: essas são lançadas primeiro. As de alto impacto mas muito dispendiosas tornam-se projetos a planear, e as de baixo impacto são abandonadas sem arrependimento. É a mesma lógica de ordenação do princípio de Pareto ou da matriz de Eisenhower.
No passo 8, cada Vitória Rápida tem um único dono e um prazo próximo (14 a 30 dias). Uma ação que pertence a todos não pertence a ninguém.
Armadilhas a evitar
- Revelar cartas demasiado cedo. Até a recolha terminar, cada pessoa deve ver apenas a sua própria. Caso contrário, o silêncio é inútil.
- Deixar o debate recomeçar durante as votações. A votação é silenciosa e o facilitador desfaz empates.
- Guardar demasiados problemas. Um LDJ trata de um problema de cada vez. Vários tópicos? Organiza vários workshops.
- Terminar sem dono. Sem nome e data no passo 8, as ações evaporam-se.
- Nunca mais volto a isso. Reserva dez minutos daqui a duas semanas para ver o que se moveu.
Para antecipar o que pode fazer as tuas ações falharem antes de as lançares, podes fazer um pre-mortem.
Executar um LDJ remotamente com FluidOps
Na caixa de ferramentas FluidOps, o LDJ corre diretamente no navegador:
- O facilitador cria uma sessão e partilha um link. Os participantes juntam-se com um simples apelido, sem necessidade de conta.
- A recolha é silenciosa: cada participante vê apenas as suas próprias cartas até que o facilitador as revele.
- Os votos acontecem em direto, com um número ajustável de votos por pessoa.
- Um temporizador partilhado mostra a todos o tempo que resta.
- As Quick Wins podem ser enviadas como tarefas para um projeto, com o seu proprietário e prazo.
Pode então seguir estas ações no seu quadro de Kanban ou Scrum sprints. Para definir melhor os seus horários, veja também os passos do planeamento de projetos.
Perguntas frequentes
Quantas pessoas precisas para um Lightning Decision Jam?
O formato funciona bem com 4 a 12 pessoas. Abaixo disso, uma discussão é suficiente; acima, votos e cartões tornam-se difíceis de ler e é melhor dividir-se em dois grupos.
Pode ser feito remotamente?
Sim, e até é confortável: a escrita silenciosa vem naturalmente no ecrã e todos votam da sua secretária. Só precisa de uma ferramenta que esconda os cartões durante a recolha.
Em que é que isto difere de um brainstorm?
Um brainstorm procura ideias. O LDJ começa com um problema, força a reformulação, seleção por voto, e termina com ações atribuídas, cada uma com um proprietário e um prazo.
Fontes
- Diehl, M., & Stroebe, W. (1987). Perda de produtividade em grupos de brainstorming: Rumo à solução de um enigma. Journal of Personality and Social Psychology, 53(3), 497-509.
- Knapp, J., Zeratsky, J., & Kowitz, B. (2016).Sprint: Como Resolver Grandes Problemas e Testar Novas Ideias em Apenas Cinco Dias. Simon & Schuster.
- AJ&Smart. Lightning Decision Jam (guia de métodos, ajsmart.com).