La matrice in un minuto
La matrice di Eisenhower attraversa due assi: importanza (quanto il compito contribuisce ai tuoi obiettivi) e urgenza (quanto è vicina la scadenza). Fornisce quattro quadranti: fare ora (importante e urgente), programma (importante, non urgente), delegare (urgente, meno importante) ed elimina (nessuno dei due). Il suo nome deriva da una frase attribuita al presidente Eisenhower riguardo a problemi urgenti e importanti, successivamente resa popolare da Stephen Covey.
Tutti capiscono lo strumento. La parte difficile è attenersi: passiamo troppo tempo nel quadrante urgente e troppo poco in quello importante ma non urgente (pianificazione, strategia, prevenzione del rischio, formazione).
Il semplice effetto di urgenza
Zhu, Yang e Hsee (2018) hanno identificato il semplice effetto di urgenza: di fronte a due compiti, i partecipanti scelgono più facilmente quello con la scadenza più vicina, anche quando oggettivamente paga meno. L'urgenza agisce come una scorciatoia mentale e mette i compiti minori davanti a quelli ad alto impatto.
Conseguenze per un progetto
Gestendo costantemente questioni urgenti, il team trascura l'anticipazione, la prevenzione dei rischi e il miglioramento dei processi, creando nuove urgenze nella catena. Il cerchio è vizioso.
Protocolli di protezione
- Time-blocking: blocca ogni settimana slot non negoziabili per compiti nel quadrante "importante, non urgente".
- Interruzioni di filtraggio: disattiva le notifiche durante il lavoro focalizzato. Cal Newport (2016) sostiene questa idea con il nome Deep Work. Il suo libro è divulgazione scientifica, non un articolo scientifico: leggilo come tale.
- Una definizione esplicita di importanza: un compito è importante se promuove un obiettivo di progetto nominato, non perché fa rumore.
Fonti
- Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). L'effetto di mera urgenza. Journal of Consumer Research, 45(3), 673-690. doi:10.1093/jcr/ucy008
- Newport, C. (2016). Deep Work: Regole per il successo mirato in un mondo distratto. Grand Central Publishing. hachettebookgroup.com