Que Gantt mostra, e o que deixa de fora
Um gráfico Gantt coloca cada tarefa numa linha temporal: uma barra horizontal entre a sua data de início e de fim. Marcos marcam os momentos-chave e dependências que ligam as tarefas que se condicionam mutuamente. A ferramenta tem mais de um século: em 2003, James Wilson dedicou-lhe uma homenagem do centenário no European Journal of Operational Research (Wilson, 2003).
O que não mostra: o humor da equipa, o valor entregue ou quão incerta é cada data. Um Gantt sozinho não faz avançar um projeto. Torna-o orientável, desde que o leia juntamente com o quadro de tarefas e os números de progresso.
A ler em três segundos
- A linha "hoje". Uma tarefa planeada à esquerda da linha que não está concluída está atrasada. A barra é frequentemente colorida em conformidade.
- Cores de estado. Feito, em progresso, planeado, bloqueado: identificas o essencial sem abrir uma única carta.
- Comprimento da barra. Uma tarefa de três semanas provavelmente esconde várias tarefas. Divide para ver o que se passa.
Construir uma Gantt em que possa confiar
Datas honestas
Subestimamos quanto tempo as nossas tarefas vão demorar, mesmo quando sabemos que tarefas semelhantes já foram ultrapassadas antes: é isso que Buehler, Griffin e Ross mostram (1994). Para tarefas incertas, observe quanto tempo demoraram as anteriores em vez de confiar no seu instinto, e adicione um tampão visível.
Poucas dependências
Cada seta é uma restrição. Liga apenas o que realmente depende de outra coisa; o resto pode correr em paralelo.
Um marco por entregável
Um marco todas as semanas dilui a atenção. Um marco por entrega, com um critério de sucesso escrito, dá marcos aos quais as pessoas realmente se mantêm.
O verdadeiro desafio: mantê-lo atualizado
Um Gantt atualizado manualmente uma vez por mês torna-se cenário: ninguém olha para ele, por isso ninguém corrige. Um gráfico gerado pelas tarefas do projeto é melhor, de modo que mover uma carta move a barra.
Fontes
- Wilson, J. M. (2003).Gantt gráficos: Uma apreciação do centenário. European Journal of Operational Research, 149(2), 430-437. econpapers.repec.org
- Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Explorando a "falácia do planeamento": Porque é que as pessoas subestimam os tempos de conclusão das suas tarefas. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381. doi:10.1037/0022-3514.67.3.366