Indice
- Cos'è un Lightning Decision Jam?
- Perché funziona meglio di un classico brainstorm
- Gli 8 passi, con tempi suggeriti
- Impatto, impegno e vittorie rapide
- Insidie da evitare
- Gestire un LDJ da remoto con FluidOps
- Domande frequenti
Cos'è un Lightning Decision Jam?
Il Lightning Decision Jam (LDJ) è un breve workshop, della durata di circa un'ora, che porta un team da una lamentela vaga ("questo non funziona") a una breve lista di azioni decise, ciascuna con un proprietario e una scadenza. È stato reso popolare dallo studio AJ&Smart, nella tradizione dei metodi di design sprint (Knapp, Zeratsky & Kowitz, 2016).
Il suo principio si adatta a una frase: separare ciò che si pensa da solo da ciò che viene deciso insieme. Tutti scrivono in silenzio, il gruppo vota, il facilitatore mantiene l'inquadratura. Niente dibattito aperto, niente diapositive, niente incontro extra che finisca con "discutiamone di nuovo".
Perché funziona meglio di un classico brainstorm
In una riunione, l'idea di chi parla più forte o per primo finisce per inquadrare tutto il resto. Le ricerche sul brainstorming di gruppo mostrano anche che le persone producono meno idee insieme che separate: aspettano il loro turno, si autocensurano, dimenticano ciò che intendevano dire (Diehl & Stroebe, 1987).
Il LDJ aggira questi pregiudizi con tre salvaguardie:
- Scrittura silenziosa: tutti producono in parallelo, senza vedere le carte degli altri, così nessuno è influenzato.
- Voto individuale: un numero limitato di voti per persona fa emergere ciò che conta per il gruppo, non per la persona più loquace.
- Timeboxing: ogni passo ha una durata. Il vincolo impone delle scelte.
Gli 8 passi, con tempi suggeriti
Ecco il flusso come lo offre FluidOps. Le durate sono linee guida: il facilitatore le adatta alla dimensione del gruppo.
| Passo | Tempo suggerito | Cosa produci |
|---|---|---|
| 1. Cosa funziona | 5 min | Una lista di aspetti positivi, per riscaldare la squadra senza discussioni |
| 2. Problemi e irritanti | 7 min | I problemi di tutti, scritti in silenzio |
| 3. Votare sui problemi | 5 min | Il/i problema/i più votato |
| 4. "Come potremmo..." | 5 min | Il problema scelto è stato riformulato come una questione aperta |
| 5. Soluzioni | 10 min | Soluzioni proposte in silenzio per quella domanda |
| 6. Votare sulle soluzioni | 5 min | Le opzioni che sembrano più promettenti |
| 7. Impatto / sforzo | 15 min | Ogni soluzione è stata posta per impatto e sforzo |
| 8. Piano d'azione | 10 min | Le Vittorie Rapide, con un solo proprietario e una scadenza |
In totale, resti circa un'ora. Il dettaglio che cambia tutto: al passo 4, il problema viene riformulato come "Come potremmo...". "I clienti si lamentano dei ritardi" diventa "Come possiamo consegnare più velocemente senza sacrificare la qualità?". La domanda apre soluzioni invece di cercare qualcuno da incolpare.
Impatto, impegno e vittorie rapide
Al passo 7, ogni soluzione viene valutata su due assi: ciò che porta (impatto) e quanto costa (sforzo). Le soluzioni ad alto impatto e a basso sforzo sono le Quick Wins: quelle vengono lanciate per prime. Quelle ad alto impatto ma molto costose diventano progetti da pianificare, mentre quelle a basso impatto vengono abbandonate senza rimpianti. È la stessa logica di ordinamento del principio di Pareto o della matrice di Eisenhower.
Al passo 8, ogni Quick Win ottiene un solo proprietario e una scadenza vicina (14-30 giorni). Un'azione che appartiene a tutti non appartiene a nessuno.
Insidie da evitare
- Rivelare le carte troppo presto. Fino alla fine della raccolta, ognuno dovrebbe vedere solo la propria. Altrimenti il silenzio è inutile.
- Lasciare che il dibattito riprenda durante le votazioni. Il voto è silenzioso e il facilitatore rompe i pareggi.
- Tenere troppi problemi. Un LDJ gestisce un problema alla volta. Diversi argomenti? Conduci diversi workshop.
- Finire senza un proprietario. Senza un nome e una data al passo 8, le azioni svaniscono.
- Non ci tornerò mai più. Prenota dieci minuti in due settimane per vedere cosa si è mosso.
Per anticipare cosa potrebbe far fallire le tue azioni prima di lanciarle, puoi seguire con un pre-mortem.
Gestire un LDJ da remoto con FluidOps
Nella cassetta degli attrezzi FluidOps, il LDJ viene eseguito direttamente nel browser:
- Il facilitatore crea una sessione e condivide un link. I partecipanti si uniscono con un semplice soprannome, senza bisogno di account.
- La raccolta è silenziosa: ogni partecipante vede solo le proprie carte finché il facilitatore non le rivela.
- I voti avvengono in tempo reale, con un numero variabile di voti per persona.
- Un timer condiviso mostra a tutti il tempo rimasto.
- Le vittorie rapide possono essere inviate come compiti a un progetto, con il loro proprietario e la scadenza.
Puoi quindi seguire queste azioni nella tua Kanban bacheca o Scrum sprints. Per impostare meglio i tuoi programmi, consulta anche i passaggi della pianificazione del progetto.
Domande frequenti
Quante persone servono per un Lightning Decision Jam?
Il formato funziona bene con 4-12 persone. Sotto di questo, basta una discussione; sopra, voti e carte diventano difficili da leggere ed è meglio dividersi in due gruppi.
Può essere fatto da remoto?
Sì, ed è anche confortevole: la scrittura silenziosa viene naturale sullo schermo e tutti votano dalla scrivania. Ti serve solo uno strumento che nasconda le carte durante la ritiro.
In cosa è diverso da uno brainstorm?
Una brainstorm cerca idee. L'LDJ parte da un problema, impone una riformulazione, la selezione tramite voto e termina con azioni assegnate, ciascuna con un proprietario e una scadenza.
Fonti
- Diehl, M., & Stroebe, W. (1987). Perdita di produttività nei gruppi di brainstorming: verso la soluzione di un enigma. Journal of Personality and Social Psychology, 53(3), 497-509.
- Knapp, J., Zeratsky, J., & Kowitz, B. (2016).Sprint: Come risolvere grandi problemi e testare nuove idee in soli cinque giorni. Simon & Schuster.
- AJ&Smart. Lightning Decision Jam (guida al metodo, ajsmart.com).