«Ahorra tiempo» es la promesa de todas las herramientas de gestión de proyectos. Pocas la cuantifican y casi ninguna dice en qué se basa la cifra. Aquí va lo contrario: tres situaciones tipo, hipótesis escritas con claridad, una calculadora para poner tus propias cifras y un método para medir el ahorro real en tu equipo.
Índice
- Qué contamos y qué no
- Las hipótesis de partida
- Simulación 1: una pyme de 5 personas
- Simulación 2: un fundador o autónomo en solitario
- Simulación 3: una empresa de 25 personas
- ¿Y si nos equivocamos? El rango
- La calculadora: tus cifras
- Mídelo en tu equipo en una semana
- Lo que las cifras no dicen
- Los planes en un minuto
- F.A.Q.
Qué contamos y qué no
Solo retenemos cuatro partidas de tiempo, porque son frecuentes, fáciles de medir y están directamente en el punto de mira de la herramienta:
- El informe de avance semanal: reunir hojas de cálculo, correos y mensajes para saber cómo va cada proyecto.
- La preparación de las reuniones de equipo: rescatar temas, retrasos y decisiones pendientes.
- El arranque de un proyecto: convertir un objetivo difuso en una lista clara de tareas.
- El «¿cómo vamos?»: las preguntas y búsquedas de información de cada miembro del equipo.
No contamos los retrasos evitados, los errores evitados ni los proyectos que ya no se atascan a la primera dificultad. A menudo es el mayor beneficio, pero también el más difícil de cuantificar con honestidad, así que lo dejamos fuera.
Las hipótesis de partida
| Partida | Antes (Excel, correos) | Con FluidOps | Ahorro al mes |
|---|---|---|---|
| Informe de avance (responsable) | 2 h por semana | 20 min por semana (tablero al día, vistas Kanban y Gantt) | ≈ 7 h |
| Preparar 4 reuniones (responsable) | 30 min cada una | 10 min (borrador del asistente de IA, para revisar) | ≈ 1,3 h |
| Dividir 2 proyectos en tareas (responsable) | 1 h cada uno | 15 min (desglose propuesto por la IA, para corregir) | ≈ 1,5 h |
| «¿Cómo vamos?» (cada otro miembro) | 15 min por semana | ≈ 0 (todo está en el tablero compartido) | ≈ 1 h |
Total para el responsable del proyecto: ≈ 10 horas al mes. Para cada otro miembro: ≈ 1 hora al mes.
Para pasarlo a euros usamos 35 € por hora (coste medio con cargas, un orden de magnitud). Sustitúyelo por el tuyo en la calculadora de más abajo.
Simulación 1: una pyme de 5 personas
Un responsable de proyecto y cuatro compañeros
Plan Empresa: 5 × 15 € = 75 € al mes (60 € con facturación anual, a 12 € por puesto).
Umbral de rentabilidad: 75 € ÷ 35 € ≈ 2,1 horas. Basta con que todo el equipo ahorre algo más de dos horas al mes para que la suscripción se pague sola.
Simulación 2: un fundador o autónomo en solitario
Cuando trabajas solo, el tiempo que pierdes es el que no tienes
Plan Individual: 12 € al mes (10 € al mes con facturación anual, es decir, 120 € al año). Hipótesis: 2 h al mes ahorradas en el retroplanning y las prioridades (en lugar de rehacer un archivo), 1 h en dividir las grandes etapas con la IA.
Umbral de rentabilidad: 12 € ÷ 35 € ≈ 20 minutos al mes. Y la hora de un autónomo suele valer mucho más que 35 €.
Simulación 3: una empresa de 25 personas
Un PMO y veinticuatro compañeros
Plan Empresa con el descuento por volumen del 15 % desde 25 puestos: 12,75 € por puesto, es decir, ≈ 319 € al mes. Hipótesis deliberadamente baja: la adopción es más desigual en un equipo grande, así que solo contamos 1 hora por compañero y mes.
Umbral de rentabilidad: 319 € ÷ 35 € ≈ 9 horas al mes para toda la empresa, algo más de un cuarto de hora por persona. El argumento para la dirección: menos recordatorios, menos reuniones de seguimiento, visibilidad inmediata.
¿Y si nos equivocamos? El rango
Retomemos la simulación 1 quitando la mitad de los ahorros y luego duplicándolos:
Incluso en el escenario prudente, el tiempo recuperado vale más de tres veces el precio. Si tus propias cifras quedan por debajo del umbral de rentabilidad, la respuesta honesta es quedarte en el plan gratuito.
La calculadora: tus cifras
Cambia el tamaño del equipo, el coste por hora y las horas ahorradas. Los valores iniciales son los de las simulaciones; los precios son las tarifas mensuales de lista, sin IVA.
Umbral de rentabilidad: 2,1 horas ahorradas al mes para todo el equipo. Cálculo sobre el .
Mídelo en tu equipo en una semana
- Semana 1, antes: anota el tiempo realmente dedicado a las cuatro partidas (avance, reuniones, arranque de proyecto, «¿cómo vamos?»). Basta un cronómetro o una hoja de cálculo.
- Pasa a FluidOps: crea un proyecto real o importa tus tareas desde un CSV. El plan gratuito (2 proyectos, 3 miembros por proyecto, 30 solicitudes de IA al mes) basta para probar.
- Semana 2, después: mide las mismas partidas con el mismo cuidado.
- Calcula: (tiempo antes − tiempo después) × coste por hora × 4,33 semanas. Compara con el precio del plan que te corresponde.
Para la preparación de proyectos, prueba el asistente de IA en la demo y compáralo con tu forma actual de dividir el trabajo: es la partida donde la diferencia se ve más rápido.
Lo que las cifras no dicen
- La adopción lo es todo. Si el equipo sigue llevando un Excel en paralelo, el ahorro cae a cero. Una herramienta se amortiza cuando se convierte en la única fuente de verdad.
- El tiempo ahorrado solo es dinero si se reutiliza. Las 14 horas de la simulación 1 valen algo si sirven para avanzar en los proyectos, no para llenar otras reuniones.
- El mayor beneficio está en otro sitio. Un proyecto que se estanca cuesta semanas, no horas. El asistente de IA y los métodos de la caja de herramientas sirven para desbloquear esas situaciones: dividir una tarea demasiado grande, decidir en grupo, detectar riesgos. Ese beneficio no está en nuestras tablas.
Los planes en un minuto
- Gratuito: 2 proyectos activos, 3 miembros por proyecto, Scrum, Kanban y Gantt, 30 solicitudes de IA al mes.
- Individual: 12 € al mes (10 € en anual), hasta 100 proyectos, 300 solicitudes de IA al mes.
- Empresa: 15 € por puesto y mes (12 € en anual), sin mínimo de licencias, descuentos por volumen del 10 % desde 10 puestos, 15 % desde 25 y 20 % desde 50, 1.000 solicitudes de IA al mes por cuenta.
Precios sin IVA. El detalle completo está en la página de precios.
F.A.Q.
¿Estos ahorros están garantizados?
No. Son simulaciones basadas en hipótesis prudentes, no mediciones. Tu ahorro real depende de cómo trabajas hoy y de cuánto adopte el equipo la herramienta. El método de medición de arriba te da tus propias cifras en una semana.
¿Por qué 35 € por hora?
Es un orden de magnitud del coste con cargas (salario y cotizaciones) de un mando intermedio o jefe de proyecto en una pyme. Cámbialo en la calculadora: cambia el umbral de rentabilidad en horas, no la lógica.
¿Y si mi equipo no dedica dos horas por semana a los informes?
Entonces baja el valor en la calculadora. Si el ahorro queda por debajo del umbral de rentabilidad, el plan gratuito es para ti: no cuesta nada e incluye ya Scrum, Kanban, Gantt y el asistente de IA.